Under Kunder > Autogiro administrerar man autogiromedgivanden och betalningar. Detta sker genom export och import av filer till och från BGC (Bankgirocentralen).
Överst i fönstret sker export och import av filer. Vid export (Skapa exportfil) innehåller filerna allt som skett sedan förra exporten: nya medgivandeförfrågningar, ändringar av medgivanden och betalningsuppdrag samt ivägskickande av nyskapade betalningsuppdrag. Vid import (Läs in filer) finns svaren från BGC.
Längst ner finns information om status på kundernas olika medgivanden och betalningsuppdrag.
Skapa exportfil
Klicka på Skapa exportfil. Då visas en förteckning på vad som kommer att exporteras i filen. Informationen behöver inte kontrolleras. Det går även att se denna information genom att klicka på Förhandsvisning.
Klicka på filens namn i blått för att spara den på din dator. Vanligtvis sparas den i mappen "Hämtade filer". Vill du spara den i en annan mapp, högerklicka på filnamnet och välj Spara länk som.
Filen ska ni sedan skicka till BGC på det sätt ni valt att överföringar ska se. Vanligast är att man använder Internetbank.
Importera svarsfil
Klicka först på Välj fil under STEG 1. Leta reda på svarsfilen från BGC och klicka på OK.
Klicka sedan på Läs in fil under STEG 2. Här finns en förteckning på vad som kommer att importeras till systemet. Detta finns här för information och behöver inte kontrolleras, men man kan t ex se att posterna är godkända.
Tillbaka på sidan Autogiro har medgivandeförfrågningarna nu fått ny status (grön ikon). Betalningsuppdragen har fortfarande blå ikon eftersom dessa inte kan skickas iväg innan man fått ett godkänt medgivande.
Under fliken Autogiro på kundkortet kan det nu se ut så här:
Missat betaluppdrag
Det finns flera orsaker till att betalningsuppdrag inte genomförs. Det vanligaste är att det inte finns pengar på kontot vid dragningstillfället. Gör man ingenting kommer BGC försöka göra en ny dragning vid nästa dragningstillfälle.
För att hantera missade betalningar kan man antingen gå via kundkortet i vyn ovan, genom att klicka på referens-numret till vänster här:
Eller via själva Autogiro-översiktssidan, där man då klickar på numret i kolumnen för Betaluppdrag.
Man kan här hantera betalningen manuellt och genom sitt ekonomisystem skicka ut faktura till kunden så får de betala fakturan, då kan man här godkänna (eller neka) manuell betalning, skriva en kommentar och bekräfta detta.
Man har också möjlighet att ta betalt av kunden i kassan. Sök upp kunden i kassan, hitta rätt dragning och klicka på Betala.
Här i kassafönstret finns också historik och status över betalningsuppdragen. Det finns även möjlighet att skriva ut medgivandeblanketten igen.
Historik
Under Kunder > Autogiro > Historik finns all historik från autogirofilerna, både skickade och mottagna. Det går att öppna filerna för att se innehållet, och därifrån även ladda ner dem på nytt till datorn.