Systemet har en rensningsfunktion som behöver konfigureras innan ni kan köra denna. Kontakta supporten för hjälp med aktivering. Ni får själva sätta tidsgränsen för när en kund ska räknas som inaktiv, om det är t ex efter 1 år eller 4 år.
Tanken med rensningen är att man har haft ett legitimt skäl att spara personuppgifter (utifrån att de är vanliga kunder), men att de har blivit inaktiva och att man därmed har förlorat det skälet. Denna kategori kunder täcker dock inte in sådana personer som man har haft ett speciellt förhållande till (t ex företagskunder eller kunder som har skapat ett konto till webbshop/bokningssystem).
Man bestämmer i systemet hur länge dessa kunder ska sparas efter senast utförd relevant handling. Kunduppgifterna tas bort (anonymiseras), men alla relaterade transaktioner, biljetter osv kommer att finnas kvar i systemet (men det går ej längre att se vem som var biljettägaren).
Krav för kunder som ska rensas ut:
• Kunden har inte haft ett registrerat användarkonto
• Kunden är inte ett företag
• Kunden har inte någon relation (t ex till ett företag)
Kunden ska inte ha haft någon aktivitet enligt följande inom vald tidsram:
• Kund skapad
• Kund senast ändrad
• Kund gjorde senaste köp
• Kund köpte senast biljetter
• Kund mottog senast presentkort
• Kund gjorde senast passage med biljett
• Kund har biljett som senast är giltig till
• Kund gav senast medgivande (för autogiro)
När en kund kvalificerat sig enligt ovan kommer den med i borttagningen. De kvalificerade kunderna kommer sedan raderas så att de kunder med längst inaktiv tid enligt ovan rensas bort först. Dvs Kund A som inte har varit aktiv på 3 år, kommer att rensas bort före Kund C som senast var aktiv för 1,5 år sedan. Rensningen sker kl 04:00 dagligen.